Dalam sebuah event brand, tampilan visual dan kesiapan perangkat teknologi menjadi bagian penting yang tidak boleh diabaikan. Event yang digunakan untuk memperkenalkan produk, meningkatkan brand awareness, berinteraksi dengan calon pelanggan, atau meluncurkan produk baru membutuhkan dukungan perangkat yang dapat bekerja dengan baik selama acara berlangsung.
Mulai dari layar untuk menampilkan video promosi, laptop untuk presentasi, hingga perangkat pendukung lainnya perlu dipersiapkan sejak awal.
Melalui studi kasus event brand ini, kita akan membahas bagaimana kebutuhan perangkat multimedia dapat direncanakan agar aktivitas branding berjalan lebih terstruktur dan profesional.
Tamatek – PT Tata Sarana Teknologi menyediakan layanan sewa perangkat multimedia untuk kebutuhan event, bisnis, pendidikan, meeting, seminar, training, pameran, dan kegiatan promosi di Surabaya serta wilayah sekitarnya.
Apa Itu Event Brand?
Event brand merupakan kegiatan yang dirancang perusahaan atau brand untuk berinteraksi langsung dengan audiens.
Bentuknya dapat berupa:
- Product launching
- Brand activation
- Exhibition
- Expo
- Booth pameran
- Product demonstration
- Customer gathering
- Corporate event
- Promotional event
- Roadshow
- Workshop
- Seminar
Dalam kegiatan tersebut, perangkat multimedia dapat membantu menyampaikan pesan brand secara visual dan menarik perhatian pengunjung.
Studi Kasus Event Brand Tamatek
Sebagai contoh, sebuah perusahaan ingin mengadakan event brand selama beberapa hari di sebuah venue indoor.
Kebutuhan acara:
- Menampilkan video company profile
- Menampilkan video produk
- Menampilkan presentasi
- Menampilkan materi promosi
- Menampilkan logo dan informasi brand
- Menyediakan laptop untuk tim marketing
- Menampilkan konten digital di area booth
- Membutuhkan perangkat yang siap digunakan selama event
Agar kegiatan berjalan lancar, kebutuhan perangkat sebaiknya dipetakan sebelum hari pelaksanaan.
Tantangan dalam Event Brand
Event brand memiliki beberapa tantangan teknis yang perlu diperhatikan.
1. Konten Harus Terlihat Jelas
Pengunjung harus dapat melihat video, gambar, maupun informasi produk dengan jelas.
Karena itu, pemilihan ukuran TV atau display harus disesuaikan dengan ukuran booth dan jarak pengunjung.
2. Perangkat Digunakan Selama Acara
Event dapat berlangsung selama satu atau beberapa hari.
Perangkat harus siap digunakan sejak awal hingga acara selesai.
Gangguan seperti kabel bermasalah, koneksi tidak sesuai, atau laptop mengalami kendala dapat mengganggu aktivitas promosi.
3. Konten Harus Berjalan Stabil
Jika TV digunakan untuk memutar video promosi secara berulang, konten harus dipersiapkan dengan baik.
Sebaiknya tersedia:
- File utama
- File backup
- Laptop backup jika diperlukan
- Flashdisk backup
- Kabel cadangan
- Adaptor cadangan
Solusi Perangkat untuk Event Brand
Untuk kebutuhan event brand, perangkat dapat disesuaikan dengan konsep acara.
Contoh setup:
TV
Digunakan untuk menampilkan:
- Video produk
- Company profile
- Konten promosi
- Testimoni
- Informasi brand
Laptop
Digunakan untuk:
- Presentasi
- Menjalankan konten
- Mengelola file
- Demonstrasi aplikasi
- Mendukung kebutuhan tim event
Standing TV
Cocok digunakan apabila TV perlu ditempatkan secara fleksibel di dalam booth.
HDMI dan Adaptor
Digunakan untuk menghubungkan laptop dengan TV atau display.
Pemilihan Ukuran TV untuk Event Brand
Ukuran TV perlu disesuaikan dengan konsep booth dan luas area.
| Ukuran TV | Penggunaan |
|---|---|
| 43 Inch | Booth kecil dan display informasi |
| 55 Inch | Booth dan event skala menengah |
| 65 Inch | Display utama dan area lebih luas |
| 75 Inch+ | Event besar dan kebutuhan visual lebih dominan |
Pemilihan ukuran bukan hanya berdasarkan besar booth, tetapi juga jarak pengunjung dengan layar.
Contoh Setup Booth Brand
Misalnya sebuah brand memiliki booth berukuran 3 × 3 meter.
Setup dapat berupa:
1 TV 55 inch
Digunakan untuk menampilkan video promosi dan company profile.
1 laptop
Digunakan untuk mengatur konten dan kebutuhan presentasi.
1 standing TV
Digunakan agar layar dapat ditempatkan di area yang mudah terlihat pengunjung.
HDMI dan adaptor
Digunakan sebagai koneksi antara laptop dan TV.
Dengan setup seperti ini, booth dapat memiliki media visual yang menarik tanpa membutuhkan sistem yang terlalu kompleks.
Mengapa TV Cocok untuk Event Brand?
TV memiliki beberapa kelebihan untuk kebutuhan event indoor.
Tampilan Terang
TV tetap dapat menampilkan gambar dengan baik pada kondisi ruangan yang memiliki pencahayaan.
Praktis
TV dapat digunakan untuk berbagai jenis konten.
Cocok untuk Video
Video produk dan company profile dapat diputar secara berulang.
Fleksibel
TV dapat ditempatkan pada meja atau standing TV sesuai kebutuhan.
Profesional
Layar yang tertata dengan baik dapat membantu memberikan kesan profesional pada booth.
Peran Laptop dalam Event Brand
Laptop bukan hanya digunakan untuk presentasi.
Dalam event brand, laptop dapat digunakan untuk:
- Menjalankan video promosi
- Menampilkan katalog digital
- Demonstrasi software
- Menampilkan website
- Mengelola presentasi
- Registrasi pengunjung
- Input data pelanggan
- Menampilkan dashboard
- Mengoperasikan konten display
Karena penggunaan laptop dapat berlangsung selama event, spesifikasi perangkat sebaiknya disesuaikan dengan aplikasi yang digunakan.
Pentingnya Backup Unit
Event brand biasanya memiliki jadwal yang sudah ditentukan dan sulit ditunda.
Karena itu, strategi backup dapat menjadi bagian dari persiapan.
Contohnya:
- Laptop backup
- Kabel HDMI cadangan
- Adaptor cadangan
- File backup
- Flashdisk backup
- Perangkat display alternatif
Backup tidak selalu berarti harus menyediakan satu perangkat tambahan untuk semua item. Prioritaskan perangkat yang paling kritis terhadap jalannya acara.
Persiapan Sebelum Event
Agar event brand berjalan lancar, lakukan pengecekan sebelum acara.
Pastikan:
H-7 sampai H-3
- Konsep booth sudah final
- Jumlah perangkat sudah ditentukan
- Ukuran TV sudah dipilih
- Materi promosi sudah tersedia
- Lokasi sudah dikonfirmasi
- Jadwal setup sudah ditentukan
H-1
Lakukan:
- Testing TV
- Testing laptop
- Testing HDMI
- Testing video
- Testing audio
- Pemeriksaan kabel
- Pemeriksaan file backup
Hari H
Sebelum pengunjung datang:
- Nyalakan perangkat
- Jalankan konten
- Periksa posisi layar
- Rapikan kabel
- Pastikan seluruh perangkat berfungsi
Checklist Event Brand
Gunakan checklist berikut agar tidak ada kebutuhan penting yang terlewat.
Perangkat Utama
☑ TV
☑ Laptop
☑ Standing TV
☑ HDMI
☑ Adaptor
Konten
☑ Video produk
☑ Company profile
☑ Foto produk
☑ Presentasi
☑ Materi promosi
☑ File backup
Teknis
☑ Sumber listrik
☑ Kabel extension
☑ Kabel roll
☑ Posisi TV
☑ Koneksi laptop
☑ Testing sebelum event
Operasional
☑ Jadwal pengiriman
☑ Jadwal setup
☑ PIC event
☑ Kontak teknisi
☑ Perangkat backup
Keuntungan Sewa Perangkat untuk Event Brand
Menggunakan layanan rental dapat menjadi solusi bagi perusahaan yang tidak ingin membeli perangkat khusus untuk event.
1. Tidak Perlu Investasi Perangkat
Perusahaan dapat menggunakan perangkat hanya ketika dibutuhkan.
2. Pilihan Perangkat Lebih Fleksibel
Ukuran TV dan jenis laptop dapat disesuaikan dengan konsep event.
3. Cocok untuk Event Sementara
Ideal untuk event satu hari maupun beberapa hari.
4. Bisa Menyewa Beberapa Perangkat
TV, laptop, proyektor, printer, tablet, dan perangkat lainnya dapat dipersiapkan sesuai kebutuhan.
5. Lebih Praktis untuk Event
Pengiriman dan setup dapat dikoordinasikan berdasarkan kebutuhan lokasi.
Sewa TV dan Laptop untuk Event Brand di Surabaya
Jika event brand dilaksanakan di Surabaya, kebutuhan perangkat dapat disiapkan berdasarkan lokasi dan konsep acara.
Tamatek menyediakan layanan sewa perangkat teknologi seperti TV, laptop, proyektor, printer, tablet, dan digital signage untuk kebutuhan bisnis dan event.
Perangkat dapat digunakan untuk:
- Brand activation
- Expo
- Pameran
- Booth
- Product launching
- Seminar
- Training
- Meeting
- Gathering
- Event perusahaan
Tips Memilih Vendor untuk Event Brand
Sebelum memilih vendor sewa perangkat, perhatikan beberapa hal berikut.
1. Pastikan Spesifikasi Sesuai
Jelaskan aplikasi dan jenis konten yang digunakan.
2. Pastikan Jumlah Unit
Jangan hanya menghitung perangkat utama. Pertimbangkan kebutuhan backup.
3. Pastikan Jadwal Pengiriman
Perangkat sebaiknya tiba sebelum event dimulai agar tersedia waktu untuk testing.
4. Tanyakan Setup
Pastikan kebutuhan pemasangan dan penempatan perangkat sudah dibicarakan.
5. Siapkan Kontak PIC
Vendor dan tim event sebaiknya memiliki kontak PIC yang mudah dihubungi selama persiapan.
FAQ Studi Kasus Event Brand
Apa saja perangkat yang dibutuhkan untuk event brand?
Tergantung konsep acara. Perangkat yang umum digunakan adalah TV, laptop, standing TV, HDMI, adaptor, speaker, printer, tablet, dan perangkat pendukung lainnya.
Apakah TV cocok untuk booth pameran?
Ya. TV dapat digunakan untuk menampilkan video produk, company profile, promosi, katalog digital, dan berbagai konten brand.
Berapa ukuran TV yang cocok untuk booth?
TV 43–55 inch cocok untuk booth kecil hingga menengah, sedangkan 65 inch atau lebih dapat dipertimbangkan untuk booth yang lebih luas.
Apakah laptop bisa disewa sekaligus dengan TV?
Bisa. Kebutuhan beberapa perangkat dapat dikonsultasikan sekaligus kepada Tamatek.
Apakah bisa meminta bantuan setup?
Kebutuhan pengiriman dan setup dapat dikonsultasikan berdasarkan lokasi dan skala event.
Apakah event beberapa hari bisa menggunakan layanan sewa?
Bisa. Durasi sewa dapat disesuaikan dengan kebutuhan acara dan ketersediaan perangkat.
Kesimpulan
Studi kasus event brand menunjukkan bahwa keberhasilan sebuah event tidak hanya bergantung pada konsep dan materi promosi, tetapi juga kesiapan perangkat pendukung.
TV dapat digunakan untuk menampilkan video dan konten promosi, sedangkan laptop dapat mendukung presentasi, demonstrasi, registrasi, maupun pengelolaan konten. Dengan pemilihan perangkat yang tepat, persiapan konten, testing sebelum acara, dan rencana backup, risiko gangguan teknis dapat diminimalkan.
Jika Anda sedang menyiapkan event brand di Surabaya dan membutuhkan TV, laptop, atau perangkat multimedia lainnya, Tamatek dapat menjadi salah satu pilihan vendor yang dapat dikonsultasikan.
Hubungi Tamatek
Tamatek – PT Tata Sarana Teknologi
Butuh sewa TV, laptop, atau perangkat multimedia untuk event brand di Surabaya?
📞 Telepon / WhatsApp: 0822 3333 5053
📍 Alamat Kantor Surabaya:
Jl. Nginden Permata II No. 37, Nginden Jangkungan, Kota Surabaya
Alamat dan nomor Sales & Marketing tersebut tercantum pada situs resmi Tamatek.
Layanan: Sewa TV, laptop, proyektor, printer, tablet, digital signage, dan perangkat multimedia untuk event, pameran, seminar, training, meeting, serta kebutuhan perusahaan.
